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北京光彩公益基金会项目管理办法(试行)
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北京光彩公益基金会项目管理办法(试行)

 

第一章  总则

第一条 为依法规范开展北京光彩公益基金会(以下简称基金会)项目的管理确保项目运行的合法、规范、高效,实现项目的预期目标,维护基金会、捐赠方和受益方的合法权益,根据国家和北京市有关法律法规及《北京光彩公益基金会章程》,制定办法。

第二条 本办法是基金会公益项目开展的日常管理制度

第三条 基金会建立网站信息库,对资助项目进行信息公开。

 

第二章 项目立项管理

第四条 项目的立项与管理工作须符合国家法律法规和政策规定,符合基金会章程规定的宗旨、目的和业务范围,综合考虑项目的公益性、可行性、实效性及持续性,同时考虑受益人的需求。

第五条 项目立项须经过以下管理流程:项目立项动议---项目立项预审批---项目立项调研---项目设计---项目立项评估---批准项目立项---签订协议---执行

第六条 项目立项需提交《项目立项报告》,内容包括:项目概述、项目背景、项目受益人群、社会意义、前期调研、可行性分析、项目实施计划、项目目标、项目内容、项目进度、项目预算、评估方法、团队介绍、机构基本信息等。

第七条 根据项目额度大小,由秘书处逐级上报审批:

(一)人民币300万元(含)以下的项目,由秘书长审批决定立项;

(二)人民币300万元(不含)以上至1000万元(含)以下的项目,由秘书长审核后报理事长审批决定立项;

(三)人民币1000万元(不含)以上的项目提交理事会审批决定立项。经批准的项目进入签约及实施阶段。

第八条 项目一经立项,本会须与有关各方签订协议,规定项目各方的责任、义务、权利,作为项目执行的规范性文件。每一个项目签约后,应制定该项目的专项管理制度。

第九条 自行设计的项目、引进项目的立项,均按此程序管理。

 

第三章 项目实施管理

第十条 施行项目负责人制,即每个项目都由一名工作人员担任负责人,若干工作人员及志愿者配合工作,行使项目管理职责。

(一)项目负责人由秘书处指派。

(二)根据项目情况,开展资金筹集工作。

(三)负责项目的前期调研、可行性分析、文件起草、组织协调、项目对接、活动实施等实际操作过程。

(四)负责项目实施全过程监管及后续跟踪工作。

(五)负责整个项目的日常管理、定期向秘书处报告项目进展情况及其结果。确保项目按照项目实施合同、项目实施方案、项目实施计划有序推进;资金流转按预算执行、项目运营通畅、项目成效显著、社会反响良好。对于项目开展规范、效果突出、影响较大的负责人,本会采取合适方式进行表彰。

(六)负责项目评估验收工作,评估内容包括:项目名称、项目内容、受益人群及数量、项目前后对比、受益人群反映、落实党和国家政策情况、领导评价及自我评价等。

(七)负责有关志愿者的组织、指导工作。

(八)自觉接受国家审计部门、业务主管部门和基金会财务、审计的监督检查。

第十一条 如果在项目实施过程中出现新的项目机会或项目关键因素发生重大变化出现的问题,项目负责人提出解决建议,经逐级审核批准后执行。

第十二条 项目参与方须严格遵守相关保密规定(或按照具体的项目协议约定承担保密义务);不得擅自复制、泄露或以任何形式剽窃项目内容;不得泄露评议及评议过程中的情况和未经批准公示的评审结果。

 

第四章 项目资金管理

第十三条 基金会对项目资金实行预算制管理。由项目负责人根据项目合作协议及批准的项目立项报告、实施方案、项目经费预算等,按基金会财务审批权限批准后执行。

第十四条 基金会依据项目合作协议条款、经费预算、项目进度、检查与验收结果,向项目实施单位拨付项目资金,项目实施单位向基金会提供合法有效的发票。

第十五条 基金会财务部对项目负责人及项目实施单位的执行情况与资金使用情况进行检查、监督和审计,并向秘书处和理事会汇报项目阶段性或项目完结财务报告。

第十六条 项目负责人操作项目的直接、必要支出,如差旅、生活补助、交通、通讯、物流等费用,按照国家有关规定及基金会财务制度规定项目经费中列支

第十七条 志愿者根据需要确定数量,按照有关规定在项目经费中支费用如差旅、误餐、交通、通讯、保险等费用)。

 

第五章 项目评估管理

第十八条 项目负责人督促项目实施单位定期(或按照项目协议的要求)提交项目进展情况报告,基金会项目负责人依据实际情况进行检查验收,基金会财务或第三方专业机构将依据财务报告进行检测评估,如有调整或整改意见,由项目负责人督促项目实施单位进行改进,以取得更好的项目效果。

第十九条 经评估验收,项目存在严重损失或有其他违法违规行为的,基金会有权依照相关法律法规(及按照项目协议的要求)追究项目实施单位的责任。

第二十条 项目结束阶段,经基金会项目负责人、财务或第三方专业机构对项目进行终结检查评估后,形成项目总结与评价意见,评价项目效果,指导后续项目的开展。

第二十一条 项目实施结束后,基金会项目负责人进行结项确认,并由秘书处对所有项目文件进行归档管理。

 

第六章 项目档案管理

第二十二条 基金会设专人,负责项目的档案管理工作。

第二十三条 项目档案是在项目的申请、评审、实施、监督管理过程中直接形成、具有一定的保存价值,体现为文字、图表、声像、电子数码等不同形式、不同载体的历史记录。

第二十四条 对项目执行过程中形成的档案,项目负责人应及时将文件提交给档案管理人员,档案责任人应收集齐全并及时归档,建立完备的项目档案。项目档案包含但不限于如下内容:项目申请文件、调研报告、项目方案、项目协议、评审文件、监督检查报告、结案报告等。

第二十五条 项目档案应包括电子档案和纸质档案,两套档案同时备存。

 

第七章 项目信息管理

第二十六条 基金会对项目执行过程中的各种数据与信息实行平台化管理。

第二十七条 项目负责人应督促项目实施单位,确保项目数据及时准确提供,并适时对项目数据信息进行分析并形成书面报告,上报基金会。

第二十八条 项目管理的重要资讯须按本会信息披露的相关规定,利用基金会官方网站或其他媒体向社会公布,大力宣传并树立捐赠方积极承担企业社会责任的良好形象

 

第八章 附则

第二十九条 本办法经基金会理事会审议批准后颁布施行。

第三十条 本办法解释权属于基金秘书处

 

 

 

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